Open dag organiseren: van opstelling tot catering

Een open dag is een kans om een goede eerste indruk te maken op potentiële klanten, aankomende studenten, nieuwe medewerkers of geïnteresseerde buurtbewoners. Maar een goede ontvangst organiseer je niet in een week. Van de routing door je locatie tot de catering die bezoekers op hun gemak stelt: elk detail telt. In dit artikel lopen we de belangrijkste onderdelen door.

Begin op tijd: planning en doelstelling van de open dag

Hoe eerder je begint, hoe meer ruimte je hebt om goed na te denken over wat je wilt bereiken. Voor een open dag van enige omvang is drie tot zes maanden voorbereidingstijd realistisch. Organiseer je een kleinere inloopdag voor een lokaal publiek, dan kom je met vier tot zes weken ook een eind. Dat klinkt veel, maar locaties, catering en verhuurmateriaal zijn op populaire data eerder bezet dan je denkt.

Stel jezelf voor je begint de volgende vragen: voor wie organiseer je de open dag, wat wil je dat bezoekers meenemen na afloop en hoe meet je of de dag geslaagd is? Een helder doel zoals honderd leads, vijftig aanmeldingen of gewoon een positieve naamsbekendheid in de buurt helpt je bij elke keuze daarna.

Houd ook rekening met een no-show van 20 tot 30%. Stuur een herinneringsmail een paar dagen van tevoren en zorg dat je programma ook werkt bij een lagere opkomst dan verwacht.

Hoe deel je de ruimte in?

De indeling van je ruimte bepaalt hoe bezoekers zich door je locatie bewegen en hoeveel ze meekrijgen van wat je wil laten zien. Een route voelt vanzelfsprekend wanneer bezoekers logisch van ontvangst naar de verschillende zones lopen, zonder te verdwalen of opstoppingen te veroorzaken.

Een paar richtlijnen om mee te werken:

• Houd hoofdlooproutes minimaal 2,5 meter breed, nevenroutes minimaal 1,8 meter
• Vermijd doodlopende gangen: bezoekers die moeten terugkeren haken sneller af
• Plan catering- en drankpunten op kruispunten van looproutes, zodat ze als natuurlijk verzamelpunt fungeren
• Reserveer 15 tot 20% van je totale oppervlak voor techniek, opslag en personeelsruimte
• Reken op 1,5 tot 2 m² per bezoeker voor een informeel loopbezoek

Deel de ruimte bewust in zones in. Denk aan een ontvangstzone, een demonstratie- of informatiegebied, een rustige gesprekszone en een cateringpunt. Die scheiding houdt het overzichtelijk voor zowel bezoekers als medewerkers.

Opstelling: tafels, stands en zitplekken

Welke meubels je inzet, hangt af van het karakter van je open dag. Een bedrijf dat zijn productieproces laat zien, heeft andere behoeften dan een school die aankomende studenten rondleidt. Onderstaande tabel geeft een overzicht van gangbare opstellingskeuzes:

Opstelling

Geschikt voor

Sfeer

Statafels

Informele gesprekken, netwerkzone

Laagdrempelig, dynamisch

Lange tafels ter presentatie

Productdemonstraties, informatiestands

Informatief, zakelijk

Loungemeubilair

Rustige gesprekshoeken, ouders/begeleiders

Ontspannen, gastvrij

Stoelen in rijen

Presentaties, rondleidingsgroepen

Gestructureerd

Combinatie staand + zittend

Gevarieerd programma met meerdere zones

Flexibel

Bij een open dag waar bezoekers op verschillende momenten binnenkomen (een inloopformat dus), werkt een mix van statafels en loungezitjes goed. Mensen die kort informatie willen, staan; mensen die een langer gesprek aangaan, kunnen zitten.

Eten en drinken: wat serveer je en hoeveel?

Een goed ingerichte cateringzone nodigt bezoekers uit om te blijven, in gesprek te gaan en positief over je locatie te denken. Tegelijkertijd hoeft het niet ingewikkeld te zijn: koffie, thee en een eenvoudig hapje zijn al genoeg om de sfeer goed te zetten.

Een paar overwegingen voor de invulling:

• Verspreid cateringpunten over de locatie in plaats van één centraal punt. Dat voorkomt opstoppingen en houdt bezoekers in beweging.
• Kies voor hapjes die je makkelijk staand eet - kleine broodjes, borrelhapjes of koek. Geen gerechten die bestek vereisen.
• Houd rekening met dieetwensen: zorg altijd voor een vegetarische optie en check of je locatie iets glutenvrijs kan bieden.
• Reken op 2 tot 3 consumpties per bezoeker bij een programma van twee tot drie uur. Bij een langere dag meer.

Wil je een professionelere uitstraling? Werk dan met een mobiele bar en zorg dat medewerkers of vrijwilligers achter de stand staan. Dat geeft structuur en een gastvrije uitstraling.

Materialen: wat huur je voor een open dag?

Een open dag vraagt om materiaal dat zowel functioneel als representatief is. Je wil dat bezoekers zich welkom voelen en dat de inrichting aansluit bij hoe je je organisatie wil presenteren. Denk bij het samenstellen van je materiaalbehoefte aan de volgende categorieën:

• Tafels en stoelen - klapstafels voor informatiestands, klapstoelen voor presentatiemomenten, statafels voor networkingzones
• Statafels - ideaal voor informele gesprekken en cateringpunten
• Barmateriaal - een drankbar inclusief koeling voor frisdrank en water
• Servies en glaswerk - kopjes, glazen, kleine bordjes voor hapjes
• Loungemeubels - bankjes of fauteuils voor een rustige gesprekszone

Bij Accuraat Verhuur kun je al deze materialen los of in combinatie huren. Wil je meubels huren? Bekijk dan ons assortiment voor tafels, stoelen en meer. Ook vind je bij ons een ruim glaswerk assortiment voor kopjes en drinkglazen en verschillende bar en koeling opties voor de catering van jouw open dag.

Sfeer en uitstraling van jouw open dag

De inrichting van je open dag communiceert meer dan je denkt. Een ruimte die er verzorgd uitziet, geeft bezoekers het gevoel dat je organisatie goed georganiseerd is. Een paar details die het verschil maken zonder dat het veel kost:

• Gebruik tafelkleden of tafellopers op presentatietafels voor een nette uitstraling
• Zet tafeldecoratie in bij gesprekshoeken of loungegebieden
• Voeg groen of bloemen toe als eenvoudige decoratie
• Zorg voor duidelijke bewegwijzering, zodat bezoekers zichzelf kunnen oriënteren zonder hulp te hoeven vragen

Alles huren voor een geslaagde open dag

Bij Accuraat Verhuur vind je alles wat je nodig hebt voor een goed ingerichte open dag: van tafels, stoelen en statafels tot glaswerk, servies en barmateriaal. Je stelt je bestelling precies samen op basis van je programma en het aantal verwachte bezoekers. We leveren door heel Nederland en denken graag met je mee over de juiste materiaalcombinatie. Bekijk het volledige assortiment of bel ons op 020-6410920.